موضوع مسئولیت سردفتران در چهار حوزه قابل بررسی است:
- مسئولیت کیفری
- مسئولیت مدنی
- مسئولیت انتظامی
- مسئولیت بین المللی
مسئولیت مدنی سردفتران
مسئولیت سردفتران ناشی از ضمان قهری یا مسئولیت غیر قراردادی است. اگرچه دکتر ناصر کاتوزیان آن را ناشی از قرارداد می‌داند. (مسئولیت مدنی شماره ۱۰۹) این مسئولیت به چهار بند تقسیم میگردد اتلاف و تسبیب و غصب و استیفاء آنچه بنظر اینجانب میرسد این است که مسئولیت سردفتر فقط در چار چوب تسبیب می‌تواند قرار گیرد زیرا او سبب تلف مالی را فراهم می‌کند. در این راستا ماده ۶۸ قانون ثبت و ماده ۲۲ قانون دفاتر قابل بحث و بررسی است بنظر میرسد ماده ۲۲ ق.د مقرره عام‌تری نسبت به ماده ۶۸ ق.ث میباشد و حوزه مسئولیت را گسترش داده است. زیرا ماده ۶۸ ق.ث صرفاً به عمل سردفتر جهت از اعتبار افتادن سند اشاره دارد و او را مسئول جبران خسارت می‌داند. لیکن در ماده ۲۲ ق.د. هر نوع تخلفی را موجب مسئولیت مدنی سردفتر و دفتریار می‌داند.
نکته ای که حائز اهمیت است مسئولیت سردفتری همواره با خطرات بسیاری مواجه است و اگر سردفتر احتیاطات لازمه را انجام داده است و تقصیر او غیرعمدی است نمی‌توان او را مسئول دانست. پذیرش این نظریه مستلزم تفسیر و تأمل بیشتری است.
نکته دیگر اینکه مسئولیت سردفتر بطور عمده ناشی از تسبیب میباشد لذا در تسبیب بایستی تقصیر او را ثابت نمود.
مسئولیت انتظامی
طبق ماده ۳۸ق.د. مجازاتهای انتظامی را بر می‌شمرد و طبق ماده ۲۹ آئین نامه های اسلامی ۲۷/۱۱/۶۰ موارد تخلفات و مجازات آن با تفصیل بیان گردیده است.
مسئولیت بین المللی
در ابتدا بایستی بیان داشت که مسئولیت بین المللی اختصاص به دولت دارد زیرا دولت است که در عرصه بین المللی شناخته می‌شود و ارگانهای دولتی و کسانی در این سمت عمل می‌نمایند به عنوان نماینده دولت محسوب گردید و افعال و اقدامات آن، اقدامات دولتی و عمل دولت در عرصه بین المللی محسوب میگردد. بنابراین مسئولیت بین المللی مستقیماً متوجه سردفتر نیست. لیکن می‌تواند موجب ایجاد مسئولیت بین المللی گردد. بطور مثال در سال ۲۰۰۳ قطعنامه شورای امنیت دال بر ممنوعیت معاملات صدام حسین و سایر اشخاصی که در ضمیمه قطعنامه نامبرده شده بود، صادر گردید. دولتها موظف به اجرای این قطعنامه بودند لذا در صورت انجام این معاملات در دفاتر اسناد رسمی ایران، موجبات مسئولیت بین المللی دولت را فراهم می‌آوردند.
مسئولیت کیفری
مسئولیت کیفری سردفتر علاوه بر مقررات عام مندرج در قانون مجازات اسلامی، مقررات خاصی نیز در مواد ۱۰۰ و۱۰۱ و۱۰۲ قانون ثبت پیش بینی گردیده است. نظر به اینکه قانون خاص مقدم به قانون عام است لذا در ابتدا بایستی قاضی، قانون خاص را اعمال نماید.
در قانون مجازات اسلامی مواد ۵۲۳ الی ۵۴۲ به تعریف و مجازات جرم جعل می‌پردازد.
۱- تفاوت بین تنظیم سند و ثبت سند:
تنظیم سند عبارت است از نوشتن مفاد سند در اوراق مخصوص (ماده ۱۸ قانون دفاتر و مواد ۱۸ و۱۹ آئین نامه ۱۳۱۷) و ثبت عبارت است از نوشتن عین مفاد سند در دفتر سردفتر (ماده ۱۸ قانون دفاتر).
این تفاوت را از ماده ۳۰ قانون دفاتر نیز می‌توان استنباط نمود که مقرر می‌دارد «سردفتر و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند.»
بنابراین جرائم مندرج در مواد فقط پس از ثبت سند در دفتر میباشد.
۲- ثبت ناقص و ثبت کامل
ثبت ناقص: آن است که مفاد سند در دفتر سردفتر نوشته شده باشد بدون اینکه متعاملین یا موکل یا متعهد یا هر شخصی که بایستی آن را امضا کند، امضاء نکرده باشد
ثبت کامل: آن است که سند و ثبت به امضاء صاحبان امضاء رسیده باشد.
بنابراین هر کجا سخن از ثبت می‌رود مقصود ثبت کامل میباشد.
۳- سند رسمی
فایده‌ای که بر سند رسمی مترتب است این است که در مرحله اثبات قابل استناد باشد. بنابراین سندی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد رسمی است. (در اینجا تنظیم به معنای ثبت کامل است.)
حال سوال این است که، آیا عدم امضاء ثبت سند توسط سردفتر یا دفتریار آن را از رسمیت خارج می‌کند؟ به نظر میرسد غلبه و ظهور دلالت بر آن دارد که حضور اصحاب معامله در دفترخانه و امضاء اسناد و ثبت آن دلالت بر رسمیت آن دارد و امضاء سردفتر یا دفتریار دلیل بر حضور مستمر و نظارت آنان به تنظیم و ثبت میباشد. حال اگر به دلایلی از جمله فراموشی، عدم دقت و غیره آن را امضاء ننمایند، آیا سند از رسمیت خارج میگردد؟ برخی معتقدند طبق ماده ۱۸ ق.د. سندی رسمی است که علاوه بر اصحاب معامله به امضاء سردفتر و دفتریار نیز برسد. بنظر میرسد چنین استدلالی با عرف جاری منطبق نیست. زیرا همین که سند و ثبت به امضاء اصحاب معامله رسید، رسمی است.امضای ثبت دفتر به منزله ی حضور اصحاب معامله وصاحب دفتر است.
۴- شخصی بودن جرائم
چون جرائم شخصی است لذا فقط نسبت به مرتکب آن قابلیت اعمال مجازات وجود دارد لذا در صورتیکه کارمند مرتکب چنین عملی شود نامبرده مستحق مجازات خواهد بود نه سردفتر یا دفتریار.
ماده ۱۰۰ قانون ثبت: درج کلمه «عامداً» در صدر ماده ۱۰۰ حکایت از سوء نیت خاص وقصد خاص یا علم و آگاهی مرتکب دارد که بایستی به آن توجه و دقت نمود.
۱- اسناد مجعوله یا را ثبت کند.
این بند قاعده عامی را بیان می‌کند که شامل برخی موارد مثلاً بندهای دو و سه و چهار ماده ۱۰۰ نیز می‌شود. مثلاً امضاء دروغی برای تعریف امضاء دروغی و نادرست می‌گوییم هر وقت شخصی سندی را امضاء می‌کند بنام و مشخصاتیکه متعلق به او نیست امضاء دروغی واقع شده است. (جعل اسناد دکتر محمد سلیمان پور ص۵۸)
۲- سندی را بدون حضور اشخاصی که مطابق قانون حضور داشته باشند ثبت نماید.
عموماً برای تنظیم سند اصحاب معامله یا موکل یا هر طرفی که تعهد می‌کند بایستی حضور داشته باشد تا در حضور آنان ثبت سند انجام شود. لیکن برای تحقق جرم طبعاً وتفسیر به نفع متهم اقتضای آن را دارد که ثبت کامل شود.و نوع دیگر آن سندسفیدامضا میباشد
۳- سندی را به اسم کسانیکه آن معامله را نکرده اند ثبت کند.
دراینجا دو نکته قابل ذکر است یکی اینکه جعل معنوی صورت گیرد و سردفتر عالماً عامداً اسامی متعاملین یا اصحاب معامله و موکل و وکیل را تغییر دهد. نکته دوم استبدال شخص است شخصی خودش را بجای دیگری معرفی کند و سند و ثبت را امضاء کند.
۴- تاریخ سند یا ثبت سندی را مقدم یا موخر در دفتر ثبت کند.
طبق ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی، در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث. لذا تغییر تاریخ سند و ثبت عالماً عامداُ جرم جعل را محقق می‌سازد.
۵- تمام یا قسمتی از دفاتر ثبت را معدوم یا مکتوم کند یا ورقی از آن دفاتر را بکشد یا بوسایل متقلبانه دیگر ثبت سندی را از اعتبار و استفاده بیندازد.
این جرم جعل نیست در حکم جعل میباشد. قسمت اول با قسمت دوم مکمل یکدیگر می‌باشند و در واقع قسمت دوم، مراتب عام تری را بیان می‌دارد که به هر طریق دفاتر را از بین برد، جاعل در اسناد رسمی محسوب میگردد. بنظر میرسد قسمت دوم اشاره به ماده ۶۲ قانون ثبت باشد شامل الحاق، تراشیدن و پاک کردن دفاتر ثبت است.
۶- اسناد انتقالی را با علم به عدم مالکیت انتقال دهنده ثبت کند.
سردفتر بایستی به مالکیت بایع یا فروشنده آگاهی داشته باشد در مواردی که بداند اموال بایع مصادره شده یا املاک و اراضی بایع مشمول اراضی موات شده و یا طبق ماده ۵۶ قانون حفاظت و بهره برداری از جنگلها و مراتع کشور مصوب ۱۳۴۶ ملی اعلام گردیده است یا اینکه مالک کلیه سهام خود را از مالکیت خود قبلاً انتقال داده است.
۷- سندی را که بطور وضوح سندیت نداشته و یا از سندیت افتاده ثبت کند.
بطور مثال وکالتی را که موکل، وکیل را عزل نموده است یا انجام معامله نسبت به سند اصلی که المثنی برای آن صادر گردیده است. انجام معامله نسبت به اسنادی که دادگاه حکم ابطال آنرا صادر نموده است مانند موردی که طبق ماده ۷۱ قانون ثبت حکم ابطال سندی از سوی محاکم صادر گردیده و سردفتر اقدام به تنظیم سند نماید.
ماده ۱۰۱ قانون ثبت:
« هرگاه اعضاء ثبت اسناد و املاک سندی را که مفاد آن مخالفت با قوانین موضوعه مملکتی داشته ثبت کند از یکسال تا سه سال از خدمات دولتی منفصل خواهدشد.» این مجازات اشاره‌ای به ماده ۶۰ قانون ثبت نیز دارد. بطور مثال ثبت اموال غیر منقول برای اتباع خارجی بدون اخذ مجوزات لازمه.
ماده ۱۰۲ قانون ثبت:
«هریک از اعضاء ثبت اسناد قبل از احراز هویت و یا اهلیت اصحاب معامله و یا قابلیت موضوع معامله سندی را عمداً ثبت نمایند به مجازات اداری فوق محکوم خواهدشد.» بنظر میرسد مجازات اداری فوق، مجازات مندرج در ماده ۱۰۱ قانون ثبت است. احراز هویت طبق ماده ۵۰ قانون ثبت با سردفتر است البته احراز هویتی که بطور معمول و از افراد جامعه توقع می‌رود. طبق ماده ۵۷ قانون ثبت احراز اهلیت نیز با سردفتر است و دادگاه‌ها نیز مکلفند طبق ماده ۷۲ ق. دفاتر هرگاه حکم حجر اشخاص را صادر می‌نمایند به سازمان ثبت اعلام کنند.
نکته سوم در این خصوص این است که احراز قابلیت موضوع معامله نیز با سردفتر است. مانند تنظیم سند برای انهار و اراضی موات و املاک موقوفه.
نکات
۱- آیا جرائم مندرج در ماده ۱۰۰ و ۱۰۱ و۱۰۲ از جمله جرائم قابل گذشت است یا غیر قابل گذشت؟ چون اصل براین است که جرائم غیر قابل گذشت میباشد لذا جرائم مندرج در مواد فوق غیر قابل گذشت میباشد.
۲-آیاجرائم مندرج در فوق تعزیری است یا بازدارنده؟
بنظر میرسد جرائم مندرج در مواد ۱۰۰ و ۱۰۱ و ۱۰۲ قانون ثبت از جمله جرائمی است که مجازات آن بازدارنده است لذا طبق ماده ۱۷۳ قانون آئین دادرسی کیفری مشمول مرور زمان میگردد.
۳-آیاشروع به جرم در این جرائم وجوددارد؟
چون در جرائم فوق تازمانیکه ثبت سند کامل نشود محقق نمیگردد و چون ثبت سند کامل شد جرم محقق میگردد لذا بنظر میرسد شروع به جرم مصداق خارجی در این گونه موارد ندارد.